Агаповичева Я.А. Методы стандартизации процессов в управлении мероприятиями: от концепции до реализации // Science Time. 2023. № 10(117). С. 5-12.

Статья: Агаповичева Я.А. 2023-10.pdf

Полный выпуск: Science Time. Выпуск № 10 (2023).pdf

МЕТОДЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ В УПРАВЛЕНИИ

МЕРОПРИЯТИЯМИ: ОТ КОНЦЕПЦИИ ДО РЕАЛИЗАЦИИ

Агаповичева Янина Алексеевна,

старший менеджер проектов,

«Таргет Конференсез», г. Тель-Авив, Израиль

E-mail: уaelagapovich@gmail.com

Аннотация. Статья посвящена исследованию методов стандартизации процессов в управлении мероприятиями. Проведён системный анализ теоретических основ стандартизации, классифицированы применяемые методы, описаны основные этапы их внедрения, выявлены ключевые проблемы и риски. На основе анализа практического опыта предложены рекомендации по эффективной реализации стандартов с учётом специфики мероприятий. Работа опирается на современные научные публикации и международные стандарты. Полученные результаты могут быть использованы для повышения эффективности организации мероприятий различного масштаба и профиля.

Ключевые слова: управление мероприятиями, стандартизация процессов, устойчивость мероприятий, эффективность управления, риски внедрения стандартов, адаптация стандартов, практические примеры.

Актуальность исследования

Управление мероприятиями представляет собой комплексную деятельность, требующую высокой степени координации ресурсов, времени и человеческих усилий. В условиях возрастающей конкуренции в индустрии событий и повышения требований к качеству проведения мероприятий, стандартизация процессов становится важнейшим инструментом обеспечения стабильности результатов, минимизации рисков и повышения эффективности работы. Наличие чётко описанных процедур позволяет сократить затраты времени и ресурсов, а также обеспечить единый уровень качества вне зависимости от масштабов и особенностей конкретного события. В то же время внедрение стандартов в практику управления мероприятиями сталкивается с рядом вызовов: необходимостью сохранения гибкости, адаптацией к различным форматам мероприятий и преодолением сопротивления со стороны участников процессов.

В этих условиях исследование методов стандартизации, их практическая адаптация и этапы внедрения становятся особенно актуальными для развития профессиональной практики в области event-менеджмента.

Цель исследования

Целью данного исследования является систематизация существующих методов стандартизации процессов в управлении мероприятиями, анализ их применения на различных этапах проектирования и реализации событий, а также разработка практических рекомендаций по эффективному внедрению стандартов с учётом специфики индустрии мероприятий.

Материалы и методы исследования

Материалами исследования послужили научные публикации, нормативные документы в области стандартизации, международные стандарты, а также примеры реализации стандартов на крупных международных мероприятиях.

Методы исследования включают системный анализ теоретической литературы, сравнительный анализ практик внедрения стандартов, классификацию методов стандартизации.

Результаты исследования

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в определенной области посредством разработки, публикации и применения документов по стандартизации.

В контексте управления мероприятиями стандартизация охватывает процессы планирования, организации, проведения и оценки мероприятий, обеспечивая единообразие и предсказуемость результатов. Это особенно важно при реализации крупных и международных событий, где требуется соблюдение определенных стандартов качества и безопасности.

Мероприятия, как правило, обладают проектной природой, характеризующейся уникальностью, временными рамками и ограниченными ресурсами. Это требует применения методов проектного управления, включающих определение целей, планирование, реализацию, мониторинг и завершение проекта [3, с. 11].

Стандартизация процессов в управлении мероприятиями играет ключевую роль в обеспечении качества и эффективности. Она способствует:

1. Повышению качества услуг: стандарты устанавливают четкие критерии и процедуры, обеспечивая соответствие ожиданиям клиентов и участников.

2. Снижению издержек: унификация процессов позволяет оптимизировать использование ресурсов и сократить затраты.

3. Улучшению коммуникации: стандартизированные процессы обеспечивают ясность и согласованность действий между различными участниками мероприятия.

4. Соблюдению нормативных требований: стандарты помогают обеспечить соответствие законодательным и регуляторным требованиям, особенно в области безопасности и охраны труда.

Одним из ключевых международных стандартов в области управления мероприятиями является ISO 20121:2012 «Системы менеджмента устойчивых мероприятий». Этот стандарт предоставляет руководство по управлению мероприятиями с учетом принципов устойчивого развития, включая экологические, социальные и экономические аспекты [4, с. 24].

Применение ISO 20121 способствует: снижению негативного воздействия на окружающую среду: через эффективное управление ресурсами и отходами, повышению социальной ответственности: путем учета интересов всех заинтересованных сторон, улучшению репутации организации: демонстрируя приверженность принципам устойчивого развития [2, с. 3278].

Внедрение стандартов в управление мероприятиями требует адаптации к специфике конкретных событий и организаций. Это включает разработку внутренних процедур, обучение персонала и постоянное совершенствование процессов. Применение стандартов способствует систематизации деятельности, повышению прозрачности и эффективности управления мероприятиями (таблица 1).

Таблица 1

Примеры стандартов, применяемых в управлении мероприятиями

Применение этих стандартов в комплексе позволяет обеспечить всесторонний подход к управлению мероприятиями, учитывая качество, экологические и социальные аспекты, а также безопасность участников и персонала.

В управлении мероприятиями стандартизация процессов играет ключевую роль в обеспечении качества, эффективности и устойчивости проводимых событий. Методы стандартизации, применяемые в данной сфере, можно классифицировать следующим образом:

1. Упорядочение объектов стандартизации.

Упорядочение включает в себя систематизацию, селекцию, симплификацию, типизацию и оптимизацию объектов стандартизации.

– систематизация – научно обоснованное, последовательное классифицирование и ранжирование совокупности объектов стандартизации.

– селекция – отбор объектов, целесообразных для дальнейшего применения.

– симплификация – сокращение номенклатуры объектов до необходимого минимума.

– типизация – разработка типовых объектов, конструкций, технологических правил и форм документации.

– оптимизация – нахождение оптимальных параметров и показателей качества и экономичности объектов стандартизации.

2. Параметрическая стандартизация.

Параметрическая стандартизация заключается в выборе и обосновании целесообразной номенклатуры и численных значений параметров объектов стандартизации. Это позволяет установить рациональные параметры для различных элементов мероприятия, таких как оборудование, технические средства и другие ресурсы.

3. Унификация.

Унификация направлена на рациональное сокращение числа типов деталей, агрегатов и процессов, применяемых в мероприятиях. Это способствует снижению затрат, упрощению процессов планирования и организации, а также повышению взаимозаменяемости элементов.

4. Агрегатирование.

Агрегатирование представляет собой метод создания систем из отдельных стандартных унифицированных узлов, многократно используемых при организации различных мероприятий. Это обеспечивает гибкость и адаптивность в управлении мероприятиями.

5. Комплексная стандартизация.

Комплексная стандартизация охватывает все элементы мероприятия, включая процессы, продукцию и услуги. Она обеспечивает согласованность и совместимость всех компонентов, участвующих в мероприятии.

6. Опережающая стандартизация.

Опережающая стандартизация заключается в установлении повышенных норм и требований к объектам стандартизации, которые, согласно прогнозам, будут оптимальными в будущем. Это позволяет обеспечить соответствие мероприятий будущим требованиям и тенденциям развития.

7. Дискретизация.

Дискретизация – преобразование непрерывных процессов в дискретные, что позволяет более точно контролировать и управлять отдельными этапами мероприятия.

Применение данных методов стандартизации в управлении мероприятиями способствует повышению эффективности, качества и устойчивости проводимых событий, а также обеспечивает соответствие современным требованиям и тенденциям развития отрасли.

Процесс стандартизации в управлении мероприятиями представляет собой последовательную деятельность, направленную на установление и применение единых правил и норм для обеспечения эффективности, качества и устойчивости проводимых событий [1, с. 20]. На основе анализа научной литературы и практических подходов в области стандартизации можно выделить следующие ключевые этапы (таблица 2).

Таблица 2

Этапы процесса стандартизации в управлении мероприятиями

Стандартизация процессов в управлении мероприятиями направлена на повышение эффективности, качества и предсказуемости проводимых событий. Однако внедрение стандартов сопровождается рядом проблем и рисков, которые могут повлиять на успешность реализации мероприятий (таблица 3).

Таблица 3

Основные проблемы и риски при

стандартизации процессов в управлении мероприятиями

На рисунке ниже показаны основные проблемы и риски при стандартизации процессов в управлении мероприятиями, оцененные по степени серьёзности на 10-балльной шкале.

Рис. 1 Основные проблемы и риски при стандартизации

процессов в управлении мероприятиями

Внедрение стандартов в управление мероприятиями способствует повышению их эффективности, устойчивости и соответствия международным требованиям. Рассмотрим несколько практических примеров реализации стандартов в данной области.

1. Конференция ООН по изменению климата (COP21), Париж, 2015 год.

Организаторы COP21 применили стандарт ISO 20121 для обеспечения устойчивости мероприятия. Это позволило:

– снизить экологическое воздействие: были реализованы меры по сокращению выбросов парниковых газов и управлению отходами.

– улучшить социальную ответственность: обеспечено участие местных сообществ и поставщиков.

– повысить экономическую эффективность: оптимизированы процессы планирования и реализации мероприятия.

Применение ISO 20121 способствовало достижению целей устойчивого развития и стало примером для последующих мероприятий.

2. Олимпийские игры в Лондоне, 2012 год.

Организационный комитет Олимпийских игр в Лондоне внедрил стандарт ISO 20121 для управления устойчивостью мероприятий. Результаты включали:

– сокращение потребления ресурсов: использовались возобновляемые источники энергии и экологически чистые материалы.

– участие заинтересованных сторон: активно привлекались местные сообщества и бизнес.

– прозрачность и отчетность: регулярно публиковались отчеты о достижениях в области устойчивости.

Этот опыт продемонстрировал, как стандарты могут быть интегрированы в крупные международные мероприятия для достижения устойчивых результатов.

3. Международная конференция по устойчивому развитию, Москва, 2018 год.

В рамках конференции были применены стандарты ISO 20121 и ISO 9001 для обеспечения качества и устойчивости мероприятия. Меры включали:

– разработка и внедрение системы управления качеством: обеспечено соответствие процессов международным стандартам.

– обучение персонала: проведены тренинги по стандартам и устойчивому управлению.

– мониторинг и оценка: использовались показатели эффективности для оценки достижения целей.

Применение стандартов способствовало успешному проведению конференции и повышению доверия участников.

Эффективная стандартизация процессов в управлении мероприятиями требует комплексного, системного подхода, ориентированного на достижение высокого качества, устойчивости и гибкости мероприятий [5, с. 443]. На основе анализа научной литературы, практических кейсов и международных стандартов сформулированы следующие рекомендации (таблица 4).

Таблица 4

Рекомендации по эффективной

стандартизации процессов в управлении мероприятиями

Перспективы дальнейших исследований в области управления мероприятиями связаны с развитием адаптивных моделей стандартизации, которые смогут сочетать требования к качеству и устойчивости с необходимой гибкостью в реализации уникальных проектов. Особое внимание будет уделяться интеграции цифровых технологий, таких как системы управления событиями на базе искусственного интеллекта и блокчейна, для автоматизации процессов контроля стандартов и повышения прозрачности управления. Важным вектором станет исследование влияния стандартов на восприятие мероприятий участниками и заинтересованными сторонами, что позволит глубже интегрировать стандартизацию в стратегическое планирование событийной деятельности.

Выводы

Таким образом, стандартизация процессов в управлении мероприятиями является важнейшим инструментом обеспечения качества, эффективности и устойчивости событий. Внедрение стандартов позволяет систематизировать процессы, минимизировать риски и повысить уровень удовлетворённости участников. Однако успешная реализация стандартов требует учёта специфики мероприятий, готовности персонала к изменениям, а также постоянного мониторинга и совершенствования разработанных процедур. Перспективными направлениями развития выступают адаптивная стандартизация, цифровизация процессов и усиление фокуса на восприятии мероприятий со стороны заинтересованных сторон.

Литература:

1. Герасимова Е.Б. Стандартизация как многофункциональный инструмент повышения эффективности аналитических процедур // Учет. Анализ. Аудит. – 2019. – Т. 6, № 1. – С. 19-27.

2. Гурова А.В. Международные стандарты управления проектами // Дни науки студентов Владимирского государственного университета имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых. – 2018. – С. 3276-3282.

3. Лапыгин Ю.Н. Стандартизация проектного управления // Вестник Владимирского государственного университета имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых. Серия: Экономические науки. – 2018. – № 2(16). – С. 9-23.

4. Царева Г.Р. Использование международного стандарта ISO 20121:2012 в менеджменте устойчивости событий // European Science. – 2016. – № 12(22). – С. 23-25.

5. Шуткова Д.С. Стандартизация как инструмент повышения эффективности производства // Сборник избранных статей по материалам научных конференций ГНИИ «Нацразвитие». – 2019. – С. 442-445.